E-Mail-Archivierung mit MailStore – DSGVO-konform & rechtssicher
Schützen Sie Ihre geschäftliche Kommunikation und erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen – mit einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung für Unternehmen
E-Mails sind eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im Unternehmen – und gleichzeitig rechtlich relevant. Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen oder geschäftliche Absprachen müssen revisionssicher gespeichert werden.
Viele Unternehmen verlassen sich jedoch auf Postfächer oder Backups – und riskieren dadurch:
- Datenverlust bei Löschung oder Fehlern
- Verstöße gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten
- fehlende Nachvollziehbarkeit im Streitfall
- hohe Risiken bei DSGVO-Prüfungen
Die Lösung: Professionelle E-Mail-Archivierung mit MailStore
Warum E-Mail-Archivierung Pflicht ist
Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails aufzubewahren.
Gesetzliche Grundlagen:
- GoBD: E-Mails mit steuerlicher Relevanz müssen unveränderbar und revisionssicher archiviert werden Aufbewahrungsfrist: 6–10 Jahre
- HGB (§257) & AO (§147) Handels- und steuerrechtliche Dokumente müssen archiviert werden Gilt auch für digitale Kommunikation
- DSGVO (Art. 5 & 32) Schutz personenbezogener Daten Nachvollziehbarkeit und Integrität von Daten Verfügbarkeit im Bedarfsfall
Wichtig: Ein einfaches Backup reicht nicht aus, da Daten dort verändert oder gelöscht werden können.
MailStore als ideale Lösung
MailStore Server ist eine bewährte Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für kleine und mittlere Unternehmen.
Vorteile auf einen Blick:
- Revisionssichere Archivierung (unveränderbar, manipulationsgeschützt)
- Automatische Archivierung aller E-Mails (ein- und ausgehend)
- Schnelle Volltextsuche (auch nach Jahren)
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
- Schutz vor Datenverlust & Manipulation
- Unabhängig vom E-Mail-System (M365, Exchange, IMAP etc.)
- Audit-sicher & prüfungskonform
DSGVO-Konformität im Detail
Datensicherheit
Verschlüsselte Speicherung
Zugriff nur für berechtigte Benutzer
Transparenz & Nachvollziehbarkeit
Protokollierung aller Zugriffe
Nachweisbarkeit bei Prüfungen
Datenverfügbarkeit
Schneller Zugriff auf archivierte E-Mails
Schutz vor Verlust
Datenminimierung & Kontrolle
Definierbare Aufbewahrungsrichtlinien
Vorteile für Ihr Unternehmen
- Rechtliche Sicherheit
- Zeitersparnis bei der E-Mail Suche
- Schutz vor Datenverlust & Cyberangriffen
- Entlastung der IT-Systeme
- Professioneller Eindruck gegenüber Kunden & Behörden
Wir unterstützen bei der Umsetzung
- Installation & Einrichtung von MailStore
- Integration in bestehende Systeme (M365, Exchange etc.)
- Konfiguration gemäß DSGVO & GoBD
- Schulung deiner Mitarbeiter
Anwendungsfall
Beispiel: Handwerksbetrieb / Mittelständisches Unternehmen
Ein Unternehmen versendet und empfängt täglich Angebote, Rechnungen und Absprachen per E-Mail.
Ohne MailStore:
- Mitarbeiter löschen versehentlich wichtige E-Mails
- Alte Mails sind schwer auffindbar
- Bei einer Prüfung fehlen Dokumente
- rechtliches Risiko entsteht
Mit MailStore:
- Alle E-Mails werden automatisch archiviert
- Jeder Mitarbeiter kann eigene Mails schnell finden
- Geschäftsführung trifft Entscheidungen auf Basis vollständiger Daten
- Bei Prüfungen sind alle Unterlagen sofort verfügbar
Ergebnis: Rechtssicherheit + Effizienzsteigerung
E-Mail-Archivierung einfach und rechtssicher umsetzt.
Die vollumgängliche Lösung mit Mailstore
